|
|
|
|
Издательско-полиграфический комплекс "Парето-Принт" в несколько раз ускорил согласование документов с помощью системы "1С:Документооборот" и компании "Визард-С"
Компания "Визард-С" построила систему электронного документооборота в известном российском издательско-полиграфическом комплексе "Парето-Принт". За основу взят программный продукт "1С:Документооборот 8". С его помощью организована обработка и согласование более 2000 документов ежемесячно. Обеспечено корректное взаимодействие различных служб предприятия. Исключены задержки и небрежности, которые могли обернуться финансовыми убытками. Все бумажные документы теперь хранятся в архиве, а сотрудники работают с электронными копиями, что исключает потерю документов и обеспечивает их быстрый поиск.
Типография "Парето-Принт" — одно из крупнейших российских предприятий в сфере печати. Ежегодно оно выпускает более 60 млн. книг, что составляет около 8% российского книжного рынка. Объем производства постоянно растет. Только за последний год выпуск продукции увеличился больше, чем на 10%.
Вместе с ростом производства росли и объемы документооборота. Сейчас через секретариат компании ежедневно проходит свыше 100 различных документов, каждый из которых необходимо зарегистрировать, согласовать, подписать, получить с контрагента экземпляр, подписанный с его стороны, и организовать хранение подписанных документов, чтобы при необходимости любой из них можно было найти в кратчайшие сроки. Обычный договор, заключаемый с заказчиком, должен пройти не менее 5 точек согласования, но иногда количество таких точек может доходить до 10-15. Зачастую при заключении договора требуется уточнить ряд технических вопросов, касающихся специфики типографского производства. Это не только увеличивает количество точек согласования, но и требует оперативных консультаций между специалистами различных подразделений компании.
Разумеется, на каждом этапе цепочки согласования документов существует риск рассогласованных действий, которые могут иметь для компании негативные последствия, в том числе и финансовые. В частности, ранее случалось, что заключались договора без предоплаты с партнерами, ненадежными с точки зрения финансовой службы или службы безопасности.
Кроме того, на предприятии не существовало единого стандарта на работу с документами. Сотрудники не всегда знали утвержденные процедуры согласования и нередко пользовались устаревшими формами документов. Случалось, что внешние контрагенты задерживали или теряли документы, переданные им на подпись, что затрудняло сверку взаиморасчетов и создавало другие проблемы.
В результате анализа существующей системы документооборота на предприятии были сформулированы основные задачи ее преобразования: • Стандартизировать внутренние процессы документооборота и формы документов. • Обеспечить быстрый доступ сотрудников к нужным для их работы архивным документам. • Ускорить процесс согласования договоров без ущерба для безопасности и финансовой стабильности предприятия. • Взять под контроль возврат бумажных документов, переданных на подписание контрагентам. • Организовать систему внутренней коммуникации между производством и другими службами, позволяющую оперативно уточнять и решать сложные технические вопросы.
Для решения этих задач было выбрано решение "1С:Документооборот 8". В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "Визард-С", с которой у ИПК "Парето-Принт" уже имелся опыт взаимовыгодного сотрудничества - комплексная автоматизация предприятия на основе программного продукта "1С:Управление производственным предприятием" (1С:УПП). На данный момент более 100 сотрудников ИПК "Парето-Принт" используют "1С:Документооборот 8" в ежедневной работе. Это дало следующие результаты:
• На предприятии разработано и принято "Положение о делопроизводстве и документообороте". Вся работа с документами, как бумажными, так и электронными, теперь регламентирована и ведется в соответствии принятым "Положением". Это позволило исключить использование неутвержденных документов или их неактуальных форм и сократить связанные с этим финансовые, юридические и репутационные риски.
• Организован электронный и бумажный архив документов. Оригиналы документов хранятся в архиве предприятия, сотрудники работают с электронными копиями документов, и имеют к ним мгновенный доступ в соответствии с установленными правами. Это позволило в разы ускорить выполнение сотрудниками любых задач, связанных с обработкой документов. При этом бумажные оригиналы документов не теряются и могут быть в кратчайшие сроки предоставлены по месту требования.
• Взят под контроль возврат документов, переданных на подпись контрагентам.
• Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других задач текущей деятельности предприятия.
• С помощью интеграции систем "1С:Документооборот 8" и "1С:УПП" производственный персонал теперь может по каждому заказу быстро уточнить условия, указанные в договоре и других сопровождающих заказ документах.
• Введены в опытную эксплуатацию база знаний и внутрикорпоративный форум по сложным производственным вопросам для мастеров и коммерческой службы.
Туз Алексей Вячеславович, директор по ИТ: "Самое важное, что с внедрением системы "1С:Документооборот" в организации появилась новая среда, в которой создание и передача документов происходит структурировано, по единым правилам. Пока, на первом этапе, это коснулось некоторых основных процессов, в том числе создания и хранения договоров, корреспонденции. А дальше происходит самостоятельное развитие системы без существенного участия внешних специалистов. Сотрудники находят для нового инструмента все новые применения. По их инициативе в эту среду втягиваются другие документарные цепочки. Мы считаем, что фактически произошел качественный скачок в развитии корпоративной культуры". Власенко Артур Борисович, директор по безопасности: "Считаю, что внедрение системы "1С:Документооборот" позволило минимизировать время оформления и подготовки документов, их согласование и утверждение. Также следует отметить, что внедрение данного программного продукта, позволяет повысить личную ответственность всех лиц, участвующих в подготовке документов, и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников".
текст подготовлен по материалам сайта www.1c.ru
Контактное лицо: Инна Винель (написать письмо автору)
Компания: фирма "1С" (все новости этой организации)
Добавлен: 00:23, 06.06.2014
Количество просмотров: 717
Страна: Россия
83% студентов Института iSpring получили гранты на обучение, iSpring, 00:47, 08.05.2024, Россия |
221 |
Институт iSpring, частный вуз нового поколения, выделил более 127 млн рублей на гранты студентам в 2023-2024 году. Грантовая программа Института дает всем талантливым абитуриентам равные возможности на качественное образование вне зависимости от дохода семьи. В 2023-2024 году с грантовой поддержкой обучается 83% студентов. |
|
Nubes (НУБЕС) предоставил облако для TravelTech-платформы «Погнали!», Nubes, 00:44, 08.05.2024, Россия |
144 |
ИТ-компания «Погнали!» запустила свое решение в облаке нового поколения NGcloud. На облачных ресурсах Nubes разработчик развернул масштабную онлайн-платформу для любителей путешествовать по России, а для хранения большого объема данных подключил сервис объектного хранилища S3. |
|
Nubes (НУБЕС) предоставил облако для TravelTech-платформы «Погнали!», Nubes, 00:41, 08.05.2024, Россия |
45 |
ИТ-компания «Погнали!» запустила свое решение в облаке нового поколения NGcloud. На облачных ресурсах Nubes разработчик развернул масштабную онлайн-платформу для любителей путешествовать по России, а для хранения большого объема данных подключил сервис объектного хранилища S3. |
|
HRlink повысил надежность работы сервиса кадрового ЭДО, HRlink, 01:11, 04.05.2024, Россия |
400 |
Архитектуру платформы кадрового электронного документооборота (ЭДО) HRlink адаптировали к существенному росту количества пользователей. Кроме того, в 2024 году HRlink первой на рынке решений для безбумажного КДП занялась подключением второго удостоверяющего центра для электронных подписей. |
|
|
|
|
|
|
Разделы //
Новости по странам //
Сегодня у нас публикуются //
|
|